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デザインビジネス

「え?これ確認した?」と言わせないミスの減らし方

2020-02-27

ミス。それは永遠の課題。ミスを減少させるには確認の強化が必要になります。ただ確認を強化しても手順や指示の方法を改善しなければミスは減少しません。ワークフローを総合的に見直し、ミスを撲滅させましょう。

 

どうして「至急対応」は夕方に発生しやすいのか?


©タイトル:ブラックジャックによろしく 著作者名: 佐藤秀峰

夕方。日中デザイナーが集中して作業したものがディレクターのもとにかえってきました。明日の朝には何とかお客様に提出したい。でもかえってきたものを見ると、ちらほらケアレスミスが…!ディレクターは至急デザイナーに修正依頼を出します。このようなことありませんか?

ディレクターの修正依頼により、デザイナーやコーダーは1,2時間の残業をすることになります。デザイナーやコーダーはイライラしながら至急修正しますが、これによりミスを未然に防ぐことができました。
例えばディレクターが多忙で、デザイナーから上がってきたものをそのままクライアントに送っていたら、クライアントの確認でミスが発覚することに…!そうなるとディレクターは経緯報告や改善報告に追われることになり、時にはクライアント先に訪問して謝罪しなければなりません。

 

ミスが起こるほとんどの原因は「確認漏れ」


©タイトル:ブラックジャックによろしく 著作者名: 佐藤秀峰

「確認漏れ」が発生する大きな要因は意識的に自分がミスをしているはずがないという思い込みです。自分の制作物は徹底的に疑ってかかりましょう。といっても自分で確認することにも限度がありますので、必ずディレクターにも確認していただく時間を作っていただきましょう。
確認漏れで起こるミスは「確認を徹底する」だけでは改善されません。「やり方」や「ルール」を変更することで改善できないかを考えましょう。

 

チェックリストをフル活用しよう


©タイトル:ブラックジャックによろしく 著作者名: 佐藤秀峰

制作物の確認といっても漠然と確認しているだけではミスは減りません。あらかじめチェックリストを作成しそれに沿って確認するようにしましょう。
チェックリストは実際にミスが起こった箇所を取り込んでいきましょう。(電話番号のミスやロゴマークのリンクの貼り忘れ等)

チェックリストはディレクターだけでなく制作者側も同じものを使用してダブルチェックをするようにします。2人目の確認者は1人目の確認者を信頼せずフラットな気持ちで確認していきましょう。


ワークフローのマニュアル化


©タイトル:ブラックジャックによろしく 著作者名: 佐藤秀峰

制作のワークフローをマニュアル化することにより、ミスを減らします。マニュアルは発生したミスを細かく取り入れ、ミスが起こらないフローを作ることが大切です。
ワークフローのマニュアル化はただミスを減少させるだけでなく、全員で共有することにより全員が熟練者のようにワークフローを進められるようになり、ほかの制作者のスキルや考え方などを共有することもできます。

 


「イレギュラー」をいち早く検知する


©タイトル:ブラックジャックによろしく 著作者名: 佐藤秀峰

マニュアルがない状態で制作を進めていると、課題が発生したときにこれが「基本ルール」で解決できるのか「イレギュラー」な対応が必要なのか判断がつきません。マニュアルがあると基本ルールを熟知しているので「イレギュラー」をいち早く検知することが可能です。
「イレギュラー」は早く検知できなければ、自分なりの解釈で作業を進めていき、通常よりも工数がかかったりミスの原因になったりします。早く検知できれば、誰かに聞いたりガイドラインを確認したりといち早く次の行動に移れるので重要となります。

 


クライアント用の原稿フォーマットの作成


©タイトル:ブラックジャックによろしく 著作者名: 佐藤秀峰

いくら社内で確認を徹底していても原稿に不備があればすべて無駄になってしまいます。またクライアントによって原稿の形式がバラバラなので、制作者も制作物に落とし込むのにあたふたしてしまいます。
クライアント用の原稿フォーマットを作成することで、原稿形式を整え、現行の不備を未然に防ぎましょう。
クライアントにも原稿チェックを徹底していただくことも重要です。

 

参考書籍:Web制作・運用現場のための「課題解決」の教科書

画像素材:https://www.tadapic.com/blackjack.php

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