Webサイトの運用はどのようにされていますか？ 「1人の担当者が、がんばってやっている」という会社は要注意。業務が属人化している可能性があり、見直さないとWeb運用で問題が起こりかねません。
そこで今回は、Web運用で属人化することの問題点や、属人化の原因と解消する方法についてお伝えします。
担当者1人ががんばる、Web運用の属人化の問題とは
属人化とは、業務を特定の人だけが行うことで、周囲からは業務内容や進め方がまったくわからない状態です。
Web運用が属人化すると、次のような問題が起こりがちです。
Web運用・更新が停滞する
担当者が多忙になったり、休暇をとったりすると、Web運用や更新が停滞します。Web業務の進み具合が担当者の働き方次第で変わり、スケジュール管理が難しくなります。
効率的な進め方ができない
担当者独自のやり方で業務が行われ、細かい点にこだわりすぎたり、重要なことを見落としたりなど、効率的な進め方ができません。
トラブルが深刻化しやすい
作業内容や進捗状況が周囲に見えず、ミスやトラブルの発覚、対応が遅れ、深刻化しやすくなります。
長時間労働になりやすい
周囲がサポートできないため、担当者は長時間労働になりがちです。心身に負担がかかり、健康面に悪影響を及ぼす可能性があります。
スキルやノウハウが蓄積されない
担当者が退職する場合、引き継ぎが難航し、Web運用が滞ります。またWebのスキルやノウハウが失われ、社内に蓄積しないのも問題です。
ところで、属人化はスペシャリストと混同されがちですが、実はまったく異なります。スペシャリストは専門性の高さを活かしながら、ノウハウやスキルを周囲に伝授し、関係者に共有・連携しながら進められる人を指します。企業のWeb運用に必要なのは、このようなスペシャリストと言えるでしょう。
Web運用で属人化する主な原因
なぜ、属人化は起こるのでしょう。主な原因は下記のようなことが考えられます。
- 人手不足で、業務を共有する余裕がない
- Web業務のマニュアルがない
- 社内のコミュニケーション不足
- 担当者が独自の方法で進めたいと考えている
- 担当者だけが技術・知識を蓄積している
- 社内に属人化を解消する意識がない
以上のようなことから属人化は進みます。残念なことに、担当者が1人でがんばれば、がんばるほど、周囲からは何をやっているのか見えなくなります。何かトラブルが発生する前に、早めに対処していくことをおすすめします。
Web運用での属人化を解消する方法
属人化の解消には、複数人で情報を共有し、担当者が不在でもWeb業務が進められる環境をつくることが大事です。そのために、次のことを行うといいでしょう。
Web業務の可視化
担当者の業務内容やプロセスをはじめ、依頼している専門業者、様々な情報やデータなどをわかりやすくまとめます。
ちなみに、Web業務は運用・更新・保守に分けられ、主な内容は下記のとおりです。
- Webサイトの運用
Webサイトの目標達成（集客、問い合わせ、資料請求など）のために、Webサイトの分析・改善、SEO対策・Web広告等の集客施策、ページの追加・更新などを行います。 - Webサイトの更新
お知らせページやブログ記事の更新のほか、新しい商品・サービスのページ追加、会社情報の変更などがあります。 - Webサイトの保守
Webサイトを安全に運用するための施策で、セキュリティ対策、迷惑メール対策、サーバーとドメインのトラブル対応や更新管理などがあります。
すぐ実施したい、運用情報のリスト化
ドメインとサーバーの情報はリスト化されているでしょうか。Webサイトの修正やリニューアル時に、サーバーやドメインの情報がわからず、作業が滞ることがよくあります。
下記の情報の有無をチェックし、もしなければ調べてリスト化しておきましょう。
- サーバーについて
サーバー会社、契約期間、費用、契約者名、管理画面アクセス情報 - ドメインについて
ドメイン名、契約期間、レジストラ（登録業者）、費用、契約者名、管理画面アクセス情報
実作業を説明した手順書の作成
誰でも業務が進められるように、実作業に関する実務的な手順書（マニュアル）を作ります。
例えばWeb更新の手順書なら、管理画面のログインから始まり、更新の手順をひとつひとつ細かく説明します。
Webサイトに慣れていない人でも、手順書を見れば業務が行えるようにします。手順書が完成したら、担当者以外の人が実際に更新作業できるか確認しておきましょう。
手順書を作っておけば、担当者の欠勤や長期休暇などでもWeb運用・更新を停滞させることがないでしょう。退職時の引き継ぎもスムーズに行えます。
またWeb業務を周囲が把握できることで、コミュニケーションがとりやすくなることも、属人化の解消に有効です。
しかしこのような対応には労力がかかるもの。「マニュアルがあっても、結局他のメンバーが対応する余裕がない」、「手順書の作成は面倒、できそうにない」と思われる方も多いかもしれませんね。別のおすすめの方法を次で紹介します。
属人化を解消し、成果を上げるWeb体制のススメ
Web担当者の本来の役割は、地道な作業ではなく、Webサイトで成果を上げて、会社の成長に貢献することでしょう。担当者が作業に追われているとすれば、人材活用面でもったいない状態です。
そのような社内体制を見直して属人化を解消し、Webで成果を上げるために、弊社プラソルの「社内Web課サービス to-ch（トーチ）」を利用しませんか？
to-chは「お客様の会社のWeb課」として、Web解析・戦略立案を行うコンサルタントと、Webデザイナー、エンジニアの３名が、チームを組んで進めます。
必要に応じて、Web広告を行うプランナー、ライター、カメラマンなどをアサインし、制作・運用・更新・保守と幅広く対応します。
Web担当者の方と毎月ミーティングを実施。会社の状況・課題などを考慮してWebサイトの目標を設定し、計画的に成果を上げていきます。
to-chは月額定額制で、費用は内容やご希望に応じて設定し、初期費用は不要です。
興味のある方は気軽にお問い合わせください。
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