Webサイトの運用はどのようにされていますか？ 「1人の担当者が、がんばってやっている」という会社は要注意。業務が属人化している可能性があり、見直さないとWeb運用で問題が起こりかねません。
そこで今回は、Web運用で属人化することの問題点や、属人化の原因と解消する方法についてお伝えします。
また、中小企業のWebマーケティング施策については以下の記事でも詳しくご紹介していますのでぜひチェックしてみてくださいね。
Webマーケティング・Web運用を中小企業でも実現する方法
担当者1人ががんばる、Web運用の属人化の問題とは
属人化とは、業務を特定の人だけが行うことで、周囲からは業務内容や進め方がまったくわからない状態です。
Web運用が属人化すると、次のような問題が起こりがちです。
Web運用・更新が停滞する
担当者が多忙になったり、休暇をとったりすると、Web運用や更新が停滞します。Web業務の進み具合が担当者の働き方次第で変わり、スケジュール管理が難しくなります。
効率的な進め方ができない
担当者独自のやり方で業務が行われ、細かい点にこだわりすぎたり、重要なことを見落としたりなど、効率的な進め方ができません。
トラブルが深刻化しやすい
作業内容や進捗状況が周囲に見えず、ミスやトラブルの発覚、対応が遅れ、深刻化しやすくなります。
長時間労働になりやすい
周囲がサポートできないため、担当者は長時間労働になりがちです。心身に負担がかかり、健康面に悪影響を及ぼす可能性があります。
スキルやノウハウが蓄積されない
担当者が退職する場合、引き継ぎが難航し、Web運用が滞ります。またWebのスキルやノウハウが失われ、社内に蓄積しないのも問題です。
ところで、属人化はスペシャリストと混同されがちですが、実はまったく異なります。スペシャリストは専門性の高さを活かしながら、ノウハウやスキルを周囲に伝授し、関係者に共有・連携しながら進められる人を指します。企業のWeb運用に必要なのは、このようなスペシャリストと言えるでしょう。
Web運用で属人化する主な原因
なぜ、属人化は起こるのでしょう。主な原因は下記のようなことが考えられます。
- 人手不足で、業務を共有する余裕がない
- Web業務のマニュアルがない
- 社内のコミュニケーション不足
- 担当者が独自の方法で進めたいと考えている
- 担当者だけが技術・知識を蓄積している
- 社内に属人化を解消する意識がない
以上のようなことから属人化は進みます。残念なことに、担当者が1人でがんばれば、がんばるほど、周囲からは何をやっているのか見えなくなります。何かトラブルが発生する前に、早めに対処していくことをおすすめします。
Web運用での属人化を解消する方法
属人化の解消には、複数人で情報を共有し、担当者が不在でもWeb業務が進められる環境をつくることが大事です。そのために、次のことを行うといいでしょう。
Web業務の可視化
担当者の業務内容やプロセスをはじめ、依頼している専門業者、様々な情報やデータなどをわかりやすくまとめます。
ちなみに、Web業務は運用・更新・保守に分けられ、主な内容は下記のとおりです。
- Webサイトの運用
Webサイトの目標達成（集客、問い合わせ、資料請求など）のために、Webサイトの分析・改善、SEO対策・Web広告等の集客施策、ページの追加・更新などを行います。 - Webサイトの更新
お知らせページやブログ記事の更新のほか、新しい商品・サービスのページ追加、会社情報の変更などがあります。 - Webサイトの保守
Webサイトを安全に運用するための施策で、セキュリティ対策、迷惑メール対策、サーバーとドメインのトラブル対応や更新管理などがあります。
すぐ実施したい、運用情報のリスト化
ドメインとサーバーの情報はリスト化されているでしょうか。Webサイトの修正やリニューアル時に、サーバーやドメインの情報がわからず、作業が滞ることがよくあります。
下記の情報の有無をチェックし、もしなければ調べてリスト化しておきましょう。
- サーバーについて
サーバー会社、契約期間、費用、契約者名、管理画面アクセス情報 - ドメインについて
ドメイン名、契約期間、レジストラ（登録業者）、費用、契約者名、管理画面アクセス情報
実作業を説明した手順書の作成
誰でも業務が進められるように、実作業に関する実務的な手順書（マニュアル）を作ります。
例えばWeb更新の手順書なら、管理画面のログインから始まり、更新の手順をひとつひとつ細かく説明します。
Webサイトに慣れていない人でも、手順書を見れば業務が行えるようにします。手順書が完成したら、担当者以外の人が実際に更新作業できるか確認しておきましょう。
手順書を作っておけば、担当者の欠勤や長期休暇などでもWeb運用・更新を停滞させることがないでしょう。退職時の引き継ぎもスムーズに行えます。
またWeb業務を周囲が把握できることで、コミュニケーションがとりやすくなることも、属人化の解消に有効です。
しかしこのような対応には労力がかかるもの。「マニュアルがあっても、結局他のメンバーが対応する余裕がない」、「手順書の作成は面倒、できそうにない」と思われる方も多いかもしれませんね。別のおすすめの方法を次で紹介します。
属人化を解消し、成果を上げるWeb体制のススメ
Web担当者の本来の役割は、地道な作業ではなく、Webサイトで成果を上げて、会社の成長に貢献することでしょう。担当者が作業に追われているとすれば、人材活用面でもったいない状態です。
そのような社内体制を見直して属人化を解消し、Webで成果を上げるために、弊社プラソルの「社内Web課サービス to-ch（トーチ）」を利用しませんか？
to-chは「お客様の会社のWeb課」として、Web解析・戦略立案を行うコンサルタントと、Webデザイナー、エンジニアの３名が、チームを組んで進めます。
必要に応じて、Web広告を行うプランナー、ライター、カメラマンなどをアサインし、制作・運用・更新・保守と幅広く対応します。
Web担当者の方と毎月ミーティングを実施。会社の状況・課題などを考慮してWebサイトの目標を設定し、計画的に成果を上げていきます。
to-chは月額定額制で、費用は内容やご希望に応じて設定し、初期費用は不要です。
興味のある方は気軽にお問い合わせください。
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