Webサイト運用で結果を出すための３つのポイント
「チーム・ログ・習慣化」

何事もそうですが、立ち上げは「0→1」のエネルギーが必要でそれはそれで大変ですが、「1→10」「10→100」「100→∞」と立ち上げたものを展開・拡大していくのは時間と労力・継続性が必要です。Webにおいても最近は「サイト制作」よりも「運用」の課題やご相談が増えてきているように感じます。お話をお聞きする中で、また実際に運用に携わらせていただく中で「うまくwebの運用を回せていない」という課題の裏には、だいたい「人や組織の問題・課題」が潜んでいるということに気づきました。

＜Webサイトの運用がうまくいっていない場合のよくある理由＞

・忙しくて手が回らない　→　リソース不足

・意思決定に時間がかかる　→　決済者とWeb担当者の意識・課題感の分離

・Webに詳しい人がいない・経験・スキルのあるスタッフがいない　
　→人材不足、教育の課題

中小企業や小規模な組織のWeb担当者はだいたいが他業務との兼務であることが多く、どうしてもWebに対しての優先度が低くなってしまいがちです。結果として、Webサイトが放置されてしまい、効果的な運用がされていないケースが多くあります。

これらの運用課題は、Webの施策を打つよりも前に、運用を行う人の課題や、組織やチームの問題を解決しないことには、まず解消されません。

運用計画を立てる前に、なにはともあれチームメンバーを決めることからはじめましょう。

ベストメンバーとは

どういう運用するかによって、メンバーは様々になりますが、少なくとも下記のメンバーは必要だと考えます。

１）Web担当者（責任者）
２）制作者（更新作業者）
３）アナリスト（ウェブ解析士）
４）営業　or　接客担当者（ユーザーと接点のある人）

この場合、Web担当者がある程度の決裁権・決定権を持っていて、
打ち合わせで方針を決定する際に、
その場で施策実行の有無を判断できることが望ましいです。
決裁者に一度お伺いを立ててから、
また戻して、としていると、どんどん時間がかかってしまいます。
「やるかやらないか」その場で決めて、動いていけるのがベストです。

また、Web運用・改善のためのミーティングはできるだけ、
4人以下の人数で短時間で行うことをおすすめします。

なぜなら、

・人数が増えると意見が多数になり、話がブレる。なかなか決まらない。
・会議で発言しない（できない）、座っているだけの人が出てくる。
・人が集中できる時間は30分まで。それ以上になると集中が切れて、良いアイディアが出てこない。

からです。

「わかるけど、無理」という場合。

・各部門の担当者が複数いる
　→チーム内で小分けにミーティングし、リーダーが意見を吸い上げましょう。

・議題が複数ある
　→議題を絞って小分けにミーティングしましょう。

・関係者が多いので、会議で関係者全員の合意をとりたい。
　→全員の合意形成が必要な理由は何か、前提を見直しましょう。
　　全員の合意形成は不可能ではありませんが、
　　人数が多ければ多いほど、手間と時間がかかります。
　　Webの施策は仮説と施策の繰り返しです。正解はありません。
　　「小さく試す」を積み重ねることが大切です。
　　つまりスピーディにちょっとずつ積み重ねることが大切。
　　ある程度のことは、Web担当者（責任者）に判断を委ねてもらえるよう、
　　予め上長や決済者の了承を得ておきましょう。

・いろんなアイディア・意見を募りたい
　→会議ではなく、意見を出しやすい場を作りましょう。
　　たとえばチャットやフォーラム、Googleフォームなど、
　　いつでも気軽に投稿ができる場を用意しましょう。
　　「ユーザーからこんな声をいただいた」
　　「ここをもっとこうしたらいいのでは？」
　　「こんな便利な機能を作ってほしい」
　　「こんなが事例あった」　
　　など、日々の業務の中で出てきたアイディアや疑問、意見などは
　　溜めるのではなく、その場で発信してもらいます。
　　その声を拾って、Web担当者が重要度の精査や裏付けをとり、
　　必要に応じて議題化していきましょう。

よくあるのが、経営者や部門長など、権限のある上長の鶴のひとこえで方針が決まるケース。

確かに良い意見もたくさんあるのですが、その意図や裏付けをしっかり確認し、本当に有効な施策がどうかは、Web担当者が判断しましょう。

「組織のトップの意見だから」という理由だけで動くと、方針がぶれてしまい、行きあたりばったりな施策となってしまいます。

せっかくベストメンバーで施策・改善を進めていても最終のトップ判断で振り回されてしまうと、時間もコストも無駄になってしまいます。事前にその点について、上長の了承を得ておく必要もあります。

もちろん、理想通りとはいかない、難問もたくさんあるかもしれませんが、チームにとってどんなメンバーやルールが最適なのか、一度立ち止まって考える良いチャンスです。
Webサイト運用にテコ入れをお考えの方は、ぜひ「ベストメンバー」について改めて考えてみてはいかがでしょうか。

運用でお困りの場合、どこで詰まっているのか、どんな方法がベストなのか、技術的なサポート以外にもチームビルディングのお手伝いもサポートもいたします。グループ会社の有限会社ロココスペースでは企業の人材開発・人材育成を行っていますので、人のお悩みもお聞かせください。

長くなってしまいましたので、
つづきはまた次回！

次回は「内製化と外注化」についてお届けします！